Genelge (2018/1) – Kırklareli Defterdarlığı

T.C.
MALİYE BAKANLIĞI
Strateji Geliştirme Başkanlığı

Sayı :	41356305-010.06.01-50	09/01/2018
Konu :	İç Kontrol Genelgesi

GENELGE

(2018/1)

10/12/2003 tarihli ve 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ile tüm kamu idarelerinde iç kontrol sisteminin oluşturulması öngörülmüştür. 26/12/2007 tarihli ve 26738 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği’nde yer alan standart ve şartlara uyumun sağlanabilmesi amacıyla 2010 yılından itibaren “Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planları” (İKEP) hazırlanmakta ve uygulamaya konulmaktadır.

Bu amaçla 2018-2019 yıllarında uygulanmak üzere;

Bakanlık merkez birimlerinde 26/12/2017 tarihli ve 1500 sayılı Bakanlık Makamı Onayı ile “Merkez İKEP”,
Defterdarlıklarda 11/08/2017 tarihli ve 954 sayılı Bakanlık Makamı Onayı ile “Defterdarlıklar İKEP”

yürürlüğe konulmuştur.

Kamu İç Kontrol Standartları’nın 1.1 nolu “İç kontrol sistemi ve işleyişi yönetici ve personel tarafından sahiplenilmeli ve desteklenmelidir” şartı uyarınca ve “Maliye Bakanlığı (MB) İç Kontrol İzleme ve Değerlendirme Rehberi” gereğince üst yöneticinin iç kontrol sistemi ile ilgili beklentilerine yönelik her yılın başında duyuru yayınlaması gerekmektedir.

Bu kapsamda, aşağıdaki açıklamaların yapılması gerekli görülmüştür.

Bakanlığımız merkez birimlerinde ve defterdarlıklarda 2017 yılı içerisinde yapılan iç kontrol özdeğerlendirme anket ve çalıştaylarından elde edilen bulgu ve sonuçlara göre önümüzdeki dönemde iyileştirmeye açık alanlar;

İç kontrol farkındalığı ve sahipliği,
İnsan kaynakları yönetimi,
Risk farkındalığı ve risk yönetimi,
İzleme ve denetimin etkinliği

olarak belirlenmiştir.

A. Bu bulgu ve tespitler ışığında hazırlanan ve Merkez İKEP kapsamında, 2018 yılında gerçekleştirilecek bazı eylemler için aşağıda yer alan açıklamalar yapılmıştır:

1) İç kontrol farkındalığı ve sahipliğini iyileştirmeye yönelik olarak;

a) Ocak ayı içerisinde birim yöneticilerince yayınlanacak olan “Yönetim Kararlılık Beyanı”nda, üst politika belgeleri ile Bakanlığımız için belirlenen hedeflere, birimlerine verilen görev ve sorumluklara, bu kapsamda birimleri tarafından gerçekleştirilecek eylemlere, stratejik plan ve performans programı hedefleri ile bunlara yönelik faaliyetlere ve Merkez İKEP kapsamında 2018 yılı içerisinde yürütülecek eylemlere özet olarak yer verilecektir.

Bu beyan, birim yöneticisi tarafından imzalanması sonrasında tüm personele e-posta ile duyurulacak ve takiben birim yöneticileri alt birim yöneticileriyle, alt birim yöneticileri de personeliyle “Beyan Bilgilendirme Toplantıları” yapacaktır. Bu toplantılar, Temmuz ayı içerisinde tekrarlanacaktır. Ayrıca, beyanda yer alan hususlar birim yöneticilerince üçer aylık periyotlarda izlenecektir.

b) Strateji Geliştirme Başkanlığı (SGB) tarafından, kurumsal yönetim, iç kontrol, risk yönetimi ve stratejik yönetim gibi konularda geniş katılımlı konferans düzenlenecektir.

c) Birimlerde göreve yeni başlayan ve/veya bu konuda eğitim ihtiyacı olan personele birim iç kontrol eğiticileri tarafından eğitimler verilecektir.

d) Bakanlığımızca kurulacak e-Eğitim Sistemi üzerinden birimlerince belirlenecek personele iç kontrol eğitimi aldırılacaktır.

2) İnsan kaynakları yönetimine geçiş çalışmalarına yönelik olarak;

a) Personel Genel Müdürlüğü (PERGEN) koordinasyonunda, üst düzey (birim yöneticisine en yakın düzey) yetkililerden oluşacak bir komisyon tarafından “İnsan Kaynakları Yönetimine Geçiş” çalışmaları tamamlanarak bir eylem planına bağlanacaktır.

b) Bakanlık merkez personelinin memnuniyeti PERGEN tarafından gizliliğe dayalı olarak yapılacak anket ile tespit edilecek ve sonuçları bir rapora bağlanacaktır.

3) Risk farkındalığı ve risk yönetiminin güçlendirilmesine yönelik olarak;

a) Bakanlık üst yönetimince “MB Risk Strateji Belgesi” oluşturulacak ve Bakanlık stratejik riskleri belirlenerek “MB Stratejik Risk Eylem Planı” yürürlüğe konulacaktır.

b) Birimler performans risklerini, alt birimler operasyonel risklerini değerlendireceklerdir.

c) Bakanlık tüm merkez yöneticilerince, yapılacak risk çalışmaları öncesinde Risk Değerlendirme ve Yönetim Sistemindeki (http://riskyonetimi.sgb.gov.tr/login.aspx) “Risk Yönetim Anketi” doldurulacaktır.

Yukarıda sözü edilen risk değerlendirme çalışmaları, daha önce yayımlanan iç kontrol genelgelerinde belirtilen açıklamalar ve MB İç Kontrol İzleme ve Değerlendirme Rehberinde düzenlenen hususlar çerçevesinde yürütülecektir.

4) İzleme ve denetimin etkinliğinin sağlanmasına yönelik olarak;

a) Bakanlığımızda iç kontrol sisteminin izlenmesinde esas alınan ve SGB tarafından hazırlanarak uygulamaya konulan “MB İç Kontrol İzleme ve Değerlendirme Rehberi” Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanmakta olan “Kamu İç Kontrol Rehberi”nin yayımlanması sonrasında güncellenecektir.

b) İç denetçi sayıları artırılacak ve iç denetim programlarında iç kontrol sisteminin değerlendirilmesine ağırlık verilecektir.

c) İç denetim programları kapsamında birimlerde iç kontrole yönelik de denetimler yapılması ile birimlere iç kontrol konusunda danışmanlık yapılacaktır.

d) İç denetim raporları uyarınca denetlenen birimler tarafından yapılacak işlemler hakkında takip edilecek yöntem ve işleyiş İç Denetim Birimi Başkanlığı tarafından hazırlanacak yönergeyle açıklanacaktır.

B. Defterdarlıklar İKEP kapsamında, 2018 yılında gerçekleştirilecek bazı eylemler için aşağıda yer alan açıklamalar yapılmıştır:

a) Ocak ayı içerisinde defterdarlarca yayınlanacak olan “İç Kontrol Kararlılık Beyanı”nda, Bakanlığımız stratejik plan ve performans programı hedefleri ile bunlara yönelik faaliyetlere ve Defterdarlıklar İKEP kapsamında 2018 yılı içerisinde yürütülecek eylemlere özet olarak yer verilecektir.

Bu beyan, defterdar tarafından imzalanması sonrasında tüm personele e-posta ile duyurulacak ve takiben defterdar, defterdar yardımcıları ve müdürlerle; müdürler de personeliyle “Beyan Bilgilendirme Toplantıları” yapacaktır. Bu toplantılar, Temmuz ayı içerisinde tekrarlanacaktır. Ayrıca, beyanda yer alan hususlar defterdarlarca 3’er aylık periyotlarda izlenecektir.

b) Her müdürlükte, iç kontrol koordinasyonunu sağlamak üzere bir personel görevlendirilecektir. İletişim personeli olan müdürlüklerde bu amaçla yeni bir görevlendirme yapılmayacaktır. Görevlendirmeler defterdar onayını takiben SGB’ye bildirilecektir. Görevlilerin değişmesi durumunda aynı yöntem uygulanacaktır.

İç kontrol koordinasyon görevlileri, müdürlüklerindeki iç kontrol uygulamalarının koordinasyonundan ve uygulama sonuçlarını defterdarlık iletişim personeline iletmekten sorumludur.

c) İç kontrol eğitimi almamış Defterdarlık İYK üyeleri, iletişim personeli ve yeni görevlendirilen iç kontrol koordinasyon personeline SGB tarafından iç kontrol farkındalık eğitimleri düzenlenecektir.

d) Her müdürlükte, Şubat ayı içerisinde risk değerlendirme çalışmaları yapılacak ve risk eylem planları hazırlanacaktır.

e) Defterdarlık personeline yönelik olarak SGB tarafından risk yönetimi eğitimi düzenlenecektir.

f) Defterdarlık yöneticilerince, yapılacak risk çalışmaları öncesinde Risk Değerlendirme ve Yönetim Sistemindeki (http://riskyonetimi.sgb.gov.tr/login.aspx) “Risk Yönetim Anketi” doldurulacaktır.

g) Defterdarlık birimlerinde yürütülen faaliyetlerin gerektirdiği insan kaynağının nicelik, nitelik ve yetkinliklerine ilişkin PERGEN tarafından belirlenecek norm ve şartlara göre bir ihtiyaç analizi çalışması defterdarlıklarca yapılarak Temmuz ayı içerisinde PERGEN’e bildirilecektir.

h) Defterdarlık işlem süreçleri müdürlüklerce bağlı oldukları merkez birimlerinin koordinasyon ve sorumluluğunda gözden geçirilerek güncellenecektir.

i) İşlem yönergeleri, revize edilen işlem süreçleriyle uyumlu olacak şekilde güncellenecek ve defterdarlık internet sayfasındaki iç kontrol sekmesinde yayınlanacaktır.

C. Diğer hususlara yönelik olarak;

a) 2018 yılı başından itibaren operasyonel planlar, defterdarlıklarda personel müdürlükleri hariç tüm müdürlüklerce ve Bakanlık merkezde 5549 sayılı Kanun’un 22’nci maddesi kapsamındaki işler ve PERGEN’in alt birimleri hariç olmak üzere tüm alt birimlerce SGB.net sisteminde kayıt altına alınacak ve izlenecektir. PERGEN ile defterdarlık personel müdürlükleri ise diğer yıllarda olduğu gibi operasyonel planlarını Personel Otomasyon Projesi (PEROP) sisteminde kayıt altında tutmaya devam edeceklerdir.

b) Bakanlığımızda iç kontrol uygulama sonuçlarını değerlendirmek üzere Bakanlık Merkez İYK’sı Nisan ve Ekim aylarında olmak üzere yılda iki kez olağan toplantı yapacaktır. Ancak, iç kontrol uygulamalarının üçer aylık periyotlarda izlenmesine devam edilecek ve hazırlanan izleme formları periyodu takip eden ayın ilk haftası içerisinde SGB’ye gönderilecektir.

c) Defterdarlıklar için yayımlanmış olan 04/01/2013 tarihli ve 24 sayılı 2013/1 no’lu Genelgenin “Eylem Planının Uygulanması ve Yönetilmesi” başlıklı 2’nci maddesinin (c), (d) ve (f) fıkralarında yer alan hükümler aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir:

Defterdarlık İYK’ları olağan olarak; Ocak, Nisan, Temmuz ve Ekim aylarında olmak üzere yılda dört kez toplanacak ayrıca aylık toplantı yapılmayacaktır. Toplantılar, belirtilen ayların ilk haftası içerisinde defterdar başkanlığında gerçekleştirilecek ve yapılan toplantılar sonrasında toplantı tutanağı ile defterdarlık izleme formu takip eden hafta içerisinde SGB’ye gönderilecektir. Defterdarlıklardan gelen uygulama sonuçları, Bakanlık Merkez İYK’sının Nisan ve Ekim aylarında yapacağı toplantılarda değerlendirilecektir.

Defterdarlık İYK’larının Ocak ve Temmuz aylarında yapacağı toplantılarda, Defterdarlık İç Kontrol Kararlılık Beyanında yer alan hususlar da değerlendirilecektir.

d) Defterdarlık internet sayfaları, uygulamada birlikteliğin sağlanması amacıyla personelin ve vatandaşların ihtiyaç duyduğu bilgilere erişilebilir olmasını sağlayacak standartta Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı tarafından tasarlanacaktır.

e) İç kontrol eylem planlarıyla uygulamaya konulan (işlem süreçleri, işlem yönergeleri, birim yönergeleri ve eki görev dağılım çizelgeleri, birim misyon ve vizyonları, hassas görev listeleri, yatay ve dikey rapor akış onayları vb.) mekanizmalar güncel tutulacak ve buna ilişkin bilgilendirme yılda bir kez SGB’ye yapılacaktır.

Bilgilerini ve geçtiğimiz yıllarda iç kontrol alanında tüm birimlerce gösterilen çaba ile gelinen noktanın daha ileriye taşınabilmesi için gereken gayret ve özenin bu yıl da sürdürülmesi hususunda gereğini önemle rica ederim.

H. Abdullah KAYA
Müsteşar